כל עסק חייב לנהל את ספריו באופן מסודר ועל פי חוק ניהול ספרים. אם מדובר בעסק של עצמאי הוא מגיש את הדוחות החודשיים באמצעות יועץ מס או רואה חשבון לאחר שהעביר את נתוני הנהלת החשבונות שמתבצעים באופציה של הנהלת חשבונות חד צידית. אם מדובר בחברות, הן מחויבות לנהל הנהלת חשבונות כפולה, כדי ליצור הצלבה בין כל הנתונים.
הנהלת החשבונות היא הליבה של העסק והנתונים שבה הם חשובים ביותר כדי לנתח את הפעילות העסקית ובמידת הצורך לבצע בה שינויים. זו הסיבה שהנהלת החשבונות חייבת להיות מדויקת ביותר. מנהל החשבונות מקליד נתונים למערכת הממוחשבת של הנהלת חשבונות באמצעות תוכנה המתאימה לעצמאים או לחלופין לחברות.
באמצעות התוכנות המתוחכמות הפעילות היום, אפשר לקלוט קבצים שכוללים את כל ההכנסות על פי הסכומים, שמות הלקוחות ומס' העוסק מורשה שלהם. מנהל החשבונות קולט גם את כל ההוצאות כמו חשבוניות של ספקים, תשלומי שכר דירה, ארנונה, חשמל, הוצאות רכב ועוד.
בהתאם לקריטריונים שקבע מע"מ, מנהל החשבונות מכין את תחשיב תשלום המע"מ על ידי קיזוז המע"מ ששולם עבור ההוצאות המע"מ של ההכנסות ובהתאם לכך הלקוח משלם מע"מ או לחלופין מקבל החזר, אם ישלם מע"מ גבוה בפעולות כמו יבוא או רכישה של ציוד בסכומים כספיים גבוהים.
מנהל החשבונות מכין ומעביר תשלום גם למס הכנסה עבור מקדמות המס על פי האחוז הענפי שנקבע. מעת לעת על פי הפעילות העסקית, רואה החשבון ממליץ להגדיל או להקטין את שיעור המס כדי שיהיה תואם את הפעילות העסקית. בנוסף לכך מנהל החשבונות מכין ומשלם גם את סך המס עבור העובדים למוסד לביטוח לאומי ולמס הכנסה ניכויים.
